Spolupráce s OSVČ je v IT běžná a sama o sobě není problém. Riziko vzniká ve chvíli, kdy se externí dodavatel v každodenním fungování začne podobat zaměstnanci: má jednoho hlavního klienta, řídí se interními pravidly firmy, je součástí týmu a reálně nemá volnost, která k podnikání patří. Právě to soud v případu TechFides řešil. Kasační stížnost firmy zamítl a ve výsledku zůstala pokuta 80 000 Kč za umožnění nelegální práce programátorů mimo pracovněprávní vztah. Soud přitom neposuzoval jeden izolovaný detail, ale celý obraz spolupráce: osobní výkon práce, dlouhodobost, pokyny, evidenci času, ekonomickou závislost i začlenění freelancerů do chodu firmy.
Faktura nezmění zaměstnanecký režim na podnikání
To nejdůležitější z rozsudku? Nestačí, že obě strany chtěly spolupracovat „na IČO“. Nestačí ani dobře napsaná smlouva, pokud každodenní fungování vypadá jinak. „Jestliže externista pracuje podobně jako zaměstnanec, přijímá úkoly od interního vedoucího, vykazuje čas ve firemním systému, nemůže práci reálně odmítat a nenese podnikatelské riziko, vzniká riziko překvalifikace vztahu,“ upozorňuje Alena Wrzecká, výkonná ředitelka My Accounting Officer, s tím, že v tu chvíli už nejde jen o smlouvu. Dopady se velmi rychle propíšou do mezd, odvodů, daní, cashflow i účetních podkladů.
Účetnictví tyto signály vidí dřív než kontrola
Z účetního pohledu bývá rizikový model často vidět na první pohled: každý měsíc stejná faktura, stejný počet hodin, jeden odběratel, práce podle interních projektů, dlouhodobá návaznost, žádná skutečná dodavatelská variabilita.
„Účetnictví by nemělo jen zpětně zaznamenávat, co se ve firmě stalo. V podobných situacích má fungovat jako včasné varování, že se z obchodního vztahu může v praxi stávat režim, který kontrola posoudí úplně jinak,“ říká Alena Wrzecká. „A právě v tom je role moderní účetní kanceláře. Nejsme jen zpracovatelé dokladů. Pomáháme klientům číst účetnictví v kontextu jejich podnikání, odhalovat slabá místa a připravovat podklady pro rozhodnutí dřív, než se z drobného administrativního detailu stane drahý problém.“
S čím vám pomůžeme, než se zeptá kontrola?
Uděláme vám krátký audit s předjednaným rozsahem, cenou i výstupem:
- Prověříme, jestli vaše spolupráce s OSVČ odpovídá tomu, co máte ve smlouvách, fakturách a účetnictví, a ukážeme, kde už může vznikat riziko.
- Spočítáme, co by pro firmu znamenaly různé varianty: pokračování v dodavatelském modelu, úprava procesů, přechod části lidí do zaměstnaneckého režimu nebo kombinace více řešení.
- Díky datům, reportům a digitálním nástrojům vám namodelujeme konkrétní dopady jednotlivých možností, ne jen obecná doporučení.
Nečekejte na kontrolu
Zmiňovaný rozsudek neříká, že každý programátor na IČO je problém, jasně ale ukazuje, že se kontrola nedívá jen na smlouvu, ale hlavně na to, jak spolupráce funguje v praxi. U dlouhodobých externích spoluprací se proto vyplatí průběžně si hlídat, jestli nastavení na papíře odpovídá realitě ve firmě. Dnes se mluví hlavně o IT, zítra ale může kontrola stejnou optikou posuzovat i jiné dlouhodobé spolupráce na IČO.
V My Accounting Officer věříme, že účetnictví má majitelům firem pomáhat řídit rizika včas, ne až ve chvíli, kdy přijde rozhodnutí, pokuta nebo doměrek.
Chcete si ověřit, jestli máte spolupráci s OSVČ nastavenou bezpečně? Podíváme se na vaše čísla, fakturace a procesy a řekneme vám, kde vidíme slabá místa.
