Aby bylo jasno, účetní retro je představa, že PDF poslané e-mailem už je skutečná e-faktura – není. PDF je pořád dokument určený hlavně pro člověka. Software z něj údaje musí teprve vytěžit, účetní zkontrolovat nebo ručně doplnit.
Skutečná e-faktura funguje jinak: je to strukturovaný datový soubor, ve kterém má každý údaj své přesné místo. Systém tak dokáže automaticky rozpoznat částku, DPH, variabilní symbol i splatnost a fakturu připravit ke zpracování bez zbytečného přepisování, úprav a chybovosti.
Od papíru k datům
Zatímco legislativa i technologie posouvají fakturaci ke strukturovaným datům, část firem pořád bojuje s papírem. Faktury chodí poštou, zůstávají na stolech, čekají na schválení a do účetnictví se dostávají pozdě, neúplně nebo až po urgencích.
„E-fakturaci proto není nutné vnímat jako skok do neznáma, ale jako další stupeň vývoje. Nejdřív papír. Potom PDF s vytěžováním dat a jasným schvalovacím workflow. A následně skutečná e-faktura ve strukturovaném formátu, kde údaje nezpracovává člověk ručně, ale systém,“ říká Alena Wrzecká, výkonná ředitelka My Accounting Officer.
Důležité je opustit první úroveň: dostat doklady z papíru do digitálního režimu, nastavit jejich cestu firmou a začít využívat vytěžování dat. Právě tím vás umíme provést.
Evropa nastavuje směr, Slovensko už má konkrétní termín
„Evropská unie směřuje k tomu, aby se fakturace postupně přesouvala od dokumentů ke strukturovaným datům. U přeshraničních B2B transakcí má od 1. července 2030 nastoupit digitální reporting založený na e-fakturaci a členské státy už začínají zavádět vlastní národní modely,“ zasazuje Alena Wrzecká změny do evropského kontextu. Dodává, že jedním z nejbližších příkladů je Slovensko.
Tip pro české firmy
E-fakturace může být dobrý impuls pro to uklidit si v procesech, které už dnes zdržují účetnictví i lidi ve firmě. Využijte klidnější letní období a podívejte se, jak u vás faktury obíhají: kdo je přijímá, schvaluje, přepisuje, kde se zdržují a kolik času tím zbytečně mizí.
Od povinnosti k praktické úspoře času
Jedním z důvodů, proč státy elektronickou fakturaci zavádějí, je lepší kontrola DPH a omezení daňových úniků. To je ta legislativní stránka věci. Pro firmy může být důležitější praktický dopad:
- Méně ručního přepisování znamená méně chyb.
- Rychlejší zpracování faktur = lepší přehled o závazcích, pohledávkách a cashflow.
- Jednodušší párování dokladů šetří čas účetním i lidem ve firmě, kteří faktury schvalují.
Ruční zpracování jedné faktury může stát desítky až stovky korun. Jakmile se část procesu přesune do digitálního režimu, měly by výrazně klesnout náklady, chybovost i čas strávený ruční prací.
„Elektronická fakturace není jen další povinnost, kterou stát po firmách jednou bude chtít. Je to vaše příležitost nastavit si účetnictví tak, aby vám nepřidávalo práci, ale pomáhalo řídit firmu. Kdo začne včas, nebude změny dohánět pod tlakem,“ říká Alena Wrzecká, výkonná ředitelka My Accounting Officer.
Slovensko jako signál pro české firmy
Že nejde o vzdálenou budoucnost, ukazuje již zmíněné Slovensko. To od 1. ledna 2027 zavádí povinnou elektronickou fakturaci pro vybrané tuzemské transakce. Součástí změny má být nejen vystavování a přijímání strukturovaných e-faktur, ale také elektronické předávání údajů finanční správě.
Pro české firmy je to jasný signál: podobný model už se posouvá z teorie do praxe hned za hranicemi. A spolu s tím se pravděpodobně rozhýbe i trh s účetními a fakturačními systémy. Dodavatelé, kteří obsluhují české i slovenské klienty, budou muset na změny reagovat. Strukturované formáty a standardy, jako XML, ISDOC nebo řešení napojená na Peppol, se tak postupně stanou běžnou součástí moderních účetních nástrojů.
Související čtení
Spolehlivá čísla vznikají až ve chvíli, kdy mají doklady jasnou cestu, schvalování dohledatelný řád a každý ví, za co odpovídá. V článku Bez funkčního workflow nejsou spolehlivá čísla vysvětlujeme, proč kvalita účetnictví začíná dávno před samotným zaúčtováním.
Co si zjistit už teď
Nejdřív se vyplatí položit si pár praktických otázek:
- Vystavujete faktury v účetním či fakturačním systému, nebo ve Wordu a Excelu?
- Umí váš systém pracovat se strukturovanými e-fakturami, například ve formátu ISDOC nebo XML, případně se napojit na řešení typu Peppol?
- Jak dnes přijímáte faktury od dodavatelů? Putují rovnou do jasně nastaveného workflow, nebo končí v e-mailu, odkud je musí někdo ručně přeposílat dál?
A rozhodně se podívejte také na schvalování:
- Kdo faktury kontroluje?
- Kdo potvrzuje věcnou správnost?
- Kde se doklad zdržuje?
- Kolik času tráví účetní tím, že údaje přepisuje, dohledává nebo opravuje?
Možná zjistíte, že největší problém nevzniká při samotném účtování, ale ještě před ním. Faktura přijde pozdě, chybí jí schválení, někdo ji přepošle bez přílohy, doklad leží u kolegy v e-mailu nebo se ztratí mezi další administrativou. Elektronická fakturace pak není jen technologická změna. Je to šance udělat si pořádek v celém toku dokladů.
Účetní kancelář jako průvodce změnou
E-fakturace nejspíš bude povinnost i u nás, a čekat na ni by ale byla škoda. Už teď pro vás může být impulsem k jednodušší práci s doklady: méně přepisování, méně chyb, rychlejší schvalování, lepší reporting a větší klid v účetnictví.
Nečekejte, až změna přijde jako povinný termín v kalendáři. Podívejte se, jak faktury ve vaší firmě reálně proudí.
A jestli nevíte, kde začít, ozvěte se nám. Pomůžeme vám zmapovat současné workflow dokladů, odhalit místa, kde zbytečně ztrácíte čas, a navrhnout digitalizaci tak, aby dávala smysl bez zbytečné složitosti.
