V minulém článku jsme psali, že éra PDF faktur pomalu končí. Teď už evropský balíček ViDA ukazuje i konkrétní termíny, podle kterých se budou firmy na změnu připravovat.
Pro české firmy přichází klíčový moment 1. července 2030: u přeshraničních B2B transakcí se fakturace propojí se strukturovanými daty a digitálním reportingem. Faktura se tak z dokumentu určeného hlavně lidským očím promění především v data, která si mezi sebou předají účetní systémy a daňové správy.
Dnešní elektronická fakturace často končí u PDF přílohy v e-mailu. Podle současných českých pravidel může PDF fungovat jako elektronický daňový doklad, ViDA ale posouvá digitalizaci o úroveň výš. U transakcí podléhajících evropskému digitálnímu reportingu bude od 1. července 2030 rozhodovat strukturovaná elektronická faktura, jejíž data dokáže software automaticky přečíst a zpracovat. Samotné PDF bez strukturované datové vrstvy už proto u těchto obchodů stačit nebude. Evropská pravidla přitom vycházejí ze standardu elektronické fakturace EN 16931.
Rok 2030 změní fakturu v datovou zprávu
Největší změnu pocítí firmy obchodující přes hranice našeho státu. Od 1. července 2030 nastoupí Digital Reporting Requirements, tedy digitální transakční reporting pro přeshraniční B2B obchody. E-fakturace se u těchto transakcí stane povinnou a současná souhrnná hlášení nahradí podstatně rychlejší předávání údajů finanční správě.
U typických intrakomunitárních dodávek a vybraných přeshraničních plnění s přenesením daňové povinnosti stanoví ViDA také novou lhůtu: faktura se bude vystavovat nejpozději do deseti dnů po uskutečnění zdanitelného plnění. Údaje dodavatel předá v okamžiku vystavení faktury, případně ve chvíli, kdy už měla být vystavena. Daňová správa tak dostane data prakticky transakčně, místo aby na ně čekala v souhrnném hlášení.
Pro majitele firmy má tato změna praktický přesah: faktura už nebude obrázek dokumentu, který někdo přepíše do dalšího systému, ale strukturovaný datový dokument, který mohou systémy dodavatele a odběratele automaticky zpracovat, zatímco požadované údaje z transakce se předají správci daně.
„Rok 2030 může z pohledu majitele firmy působit vzdáleně. Jenže účetní procesy se nemění lusknutím prstu. Firma musí vědět, kde data vznikají, kdo je kontroluje, jak spolu komunikují jednotlivé systémy a kde dnes člověk pořád něco ručně přepisuje. Právě tato místa budou při přechodu na e-fakturaci nejslabším článkem.“
Alena Wrzecká, provozní ředitelka My Accounting Officer
Česko zatím nespěchá, okolní země ano
České firmy mají jednu výhodu. Nebo nevýhodu? Na domácím trhu zatím nevznikl pevný termín plošné povinné B2B e-fakturace. ViDA dovoluje členským státům zavést domácí povinnou e-fakturaci už od 14. dubna 2025, konkrétní český model však stát dosud nepředstavil. Rok 2035, který se v souvislosti s ViDA často objevuje, označuje konečný termín pro sladění některých dříve zavedených národních systémů reportingu s evropským modelem, nikoli povinný start české domácí e-fakturace.
V okolních zemích už ale změny dostávají konkrétní podobu. Polsko spustilo povinný systém KSeF v roce 2026 postupně: od února pro největší podniky, od dubna pro většinu ostatních. Nejmenší podnikatelé s fakturovanými tržbami do stanoveného limitu mají přechodné období do konce roku 2026. Na Slovensku začne povinná elektronická fakturace pro tuzemské transakce platit od 1. ledna 2027.
Ani v Česku ale legislativa nestojí na místě. Vládní novela zákona o DPH, sněmovní tisk 218, prošla v červenci 2026 prvním čtením a přináší první část změn souvisejících s ViDA, plánovaných od roku 2027. Další části reformy mají následovat v samostatných novelách pro roky 2028 a 2030. Návrh nyní čeká projednání v rozpočtovém výboru.
Co to znamená pro vaši firmu?
- Obchodujete jen v Česku? Pevný termín pro plošnou povinnou B2B e-fakturaci zatím stanovený není. Česko ji ale může zavést dříve, proto se vyplatí sledovat další vývoj.
- Nakupujete nebo prodáváte v rámci EU? Pro vás je klíčové datum nejpozději 1. července 2030. U vybraných přeshraničních B2B transakcí nastoupí povinná elektronická fakturace a digitální reporting.
- Prověřte své účetní systémy a procesy. Musí umět pracovat se strukturovanými daty a předávat požadované údaje v zákonných lhůtách.
- Nečekejte na poslední chvíli. Čím dříve zjistíte, kde se dnes data ručně přepisují, kde proces vyžaduje zbytečné zásahy a kde spolu systémy neumějí komunikovat, tím snazší bude přechod na nový režim.
Nečekejte na zákonný deadline
Začněte u procesů, ne u softwaru. Nejprve si zmapujte, kudy ve firmě proudí faktury, kde se data ručně přepisují, kdo doklady schvaluje a jak spolu jednotlivé nástroje komunikují. Právě tady se dnes skrývá největší prostor pro zjednodušení.
ViDA může být dobrým impulzem k tomu, abyste účetnictví připravili nejen na nové povinnosti, ale i na rychlejší zpracování, méně chyb a lepší práci s daty. Včasná příprava vám usnadní přechod na nová pravidla a promění účetnictví v nástroj pro lepší řízení firmy.
Nejste si jistí, jestli je vaše účetnictví na další vlnu digitalizace připravené?
Ozvěte se nám. Podíváme se společně na vaše procesy, odhalíme slabá místa a navrhneme, co má smysl řešit už dnes.
