Sledovat, jak vám firma roste před očima, je skvělé. Přibývají klienti, zaměstnanci, projekty, nové pobočky. Jenže společně s nimi přibývají také faktury, bankovní účty, schvalování, střediska, sklady, systémy a lidé, kteří finanční data vytvářejí nebo potřebují. A zatímco se byznys posunul o několik úrovní výš, účetnictví někdy dál funguje podle pravidel z doby, kdy faktury schvaloval majitel e-mailem a účetní měla většinu informací v hlavě. Firma zkrátka začíná svoje účetnictví přerůstat.
Kdy účetnictví přestává firmě stačit?
Neexistuje žádná univerzální hranice obratu, od které účetnictví přestává firmě stačit. Firma s obratem 100 milionů může mít relativně jednoduchý provoz, zatímco jiná s polovičním obratem řeší několik provozoven, e-shop, sklady, zahraniční transakce a desítky zaměstnanců. Rozhodující není samotná velikost firmy, kritickým bodem je nárůst komplexity.
Jakmile se do finančních procesů zapojuje více lidí, přibývají systémy a účetní data je potřeba členit například podle projektů, poboček, produktů a společností, původní způsob práce začíná narážet na své limity. E-mail, Excel a zkušená účetní mohou dlouho odvádět skvělou práci, jenže ani nejlepší člověk nedokáže donekonečna nahrazovat chybějící systém.
Jak poznáte, že firma své účetní procesy přerostla?
Varovné signály obvykle přichází postupně. Nejdřív se měsíc uzavře o pár dní později, pak se čeká na několik faktur, pak CFO před poradou upraví report ručně. A postupně se z výjimky stane standard.
Zpozornět byste měli především ve chvíli, kdy:
- Management čeká na čísla stále delší dobu. Výsledky za minulý měsíc přicházejí ve chvíli, kdy už potřebujete rozhodovat o měsíci následujícím.
- Doklady se pravidelně dohledávají. Účetní zjišťuje, komu faktura přišla, kdo ji měl schválit nebo ke kterému projektu vlastně patří.
- Schvalování běží přes e-maily, zprávy nebo ve formě souhlasu mezi dveřmi. Není jedno místo, kde všichni bezpečně vidí aktuální stav.
- Reporting vyžaduje další ruční práci. CFO či majitel firmy musí účetní data před použitím upravovat, slučovat nebo překopírovávat do dalších tabulek.
- S růstem firmy roste především počet Excelů. Každý nový projekt, pobočka a odpovědnost přinese další soubor a další místo, kde mohou vzniknout rozdíly.
Pokud se v těchto situacích poznáváte, problém už pravděpodobně není v samotném účtování, ale v tom, jak jsou nastavené finanční procesy celé firmy.
Nový účetní software vás nezachrání
Když začne účetnictví drhnout, firmy často sáhnou po nové technologii. Pořídí nový systém, automatizaci nebo další aplikaci a čekají, že tím problém zmizí. Jenže pokud nefunguje samotný proces, technologie ho nespasí, spíš umožní dělat špatně nastavené věci rychleji.
„Kvalita účetnictví je o tom, jak má firma nastavený tok dokladů, schvalování a odpovědnosti,“ říká Alena Wrzecká, provozní ředitelka My Accounting Officer.
Nejdřív je potřeba udělat si jasno, jak finanční data firmou procházejí: Kdo doklad dodává? Kdo za něj odpovídá? Kdo ho schvaluje? Kam se má zaúčtovat? Podle jakých středisek, projektů nebo dalších dimenzí potřebujete náklady a výnosy sledovat? A kdy musí být měsíc uzavřený, aby měl management včas čísla pro rozhodování?
Až na takto nastavený základ má smysl stavět automatizaci. Technologie pak procesy skutečně zrychluje a zjednodušuje, místo aby jen zakrývala jejich slabá místa. Podrobněji se tomu věnujeme také v článku Bez funkčního workflow nejsou spolehlivá čísla.
Co se změní, když účetnictví doroste spolu s firmou?
Dobře nastavené účetnictví nemá pouze zvládat větší množství dokladů, má růst firmy unést.
- Doklady mají jasnou cestu.
- Schvalování nezávisí na tom, kdo si právě všiml e-mailu.
- Data jsou správně členěná už při vstupu a reporting nevzniká ruční opravou účetnictví.
- Management má výsledky v dohodnutém termínu a čísla může rovnou používat.
Účetnictví se tím přestává chovat jako administrativní přívěsek firmy a začíná fungovat jako její informační infrastruktura, a to je důležitý rozdíl. Firma své účetnictví přerůstá ve chvíli, kdy její finanční procesy přestanou odpovídat tomu, jak složitý je její byznys.
Roste vaše firma rychleji než její účetnictví?
Nemusíte čekat, až se pozdní závěrky, dohledávání dokladů a ruční reporting stanou každodenním standardem. V My Accounting Officer se podíváme na vaše současné účetní procesy, odhalíme úzká místa a navrhneme, jak účetnictví nastavit tak, aby odpovídalo dnešní velikosti firmy a zvládlo i její další růst.
Rezervujte si konzultaci zdarma a zjistěte, kde už vaše firma své účetnictví přerostla.
